Aufzeichnungspflicht

Eine Aufzeichnungspflicht beschreibt die Verpflichtung einer Person oder eines Unternehmens, über alle Geschäftsvorfälle Notizen zu machen und diese für einen festgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.

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Aufzeichnungspflichten bestehen für viele Bereiche und dem zufolge gibt es auch unterschiedliche gesetzliche Vorschriften bezüglich dessen:

Geldwäsche


Nach § 9 Geldwäschegesetz (GwG) sind Kreditinstitute dazu verpflichtet, beim Eintreten folgender Situationen Aufzeichnungen zu machen und diese mindestens sechs Jahre aufzubewahren:


  • Annahme von Bargeld, Wertpapieren oder Edelmetallen im Wert von min. 15.000 € (auch bei mehreren kleineren Transaktionen, die insgesamt diesen Betrag ergeben)

  • Sortenver/-ankauf ab 2.500 € (Bargeschäft)


Die folgenden Daten müssen laut dem Gesetz aufgezeichnet werden:


  1. Name der auftretenden Person

  2. ggf. Identifizierungsdaten (amtlicher Lichtbildausweis)

  3. Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (Handeln für eigene oder fremde Rechnung)

  4. Geschäftsart: Bargeld, Wertpapiere oder Edelmetalle


Wertpapierberatung


Im Wertpapierhandelsgesetze (WpHG) sind die allgemeinen Verhaltensregeln bei Wertpapierberatungen geregelt. Mit der Einführung der MiFID (Markets in Financial Instruments Directive) haben die Kreditinstitute wie schon zuvor besondere Aufzeichungspflichten. Die Daten müssen für mindestens fünf Jahre gespeichert werden. Unter Anderem muss dokumentiert werden:


  • allgemeine Kundenangaben (Name, Anschrift, Beruf, Alter etc.)

  • Vermögensverhältnisse

  • Erfahrungen im Finanzbereich, speziell Wertpapiere

  • Risikobereitschaft

  • Anlageverhalten
    etc.


Buchführung


Ein Unternehmen ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet, Handelsbücher zu führen, d. h. ordnungsmäßige Buchführung durchzuführen. Dokumentiert werden müssen alle Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens.

Gewerbebetriebe


Auf der Grundlage der Barbewegungsverordnung (Barbewegungs-VO), die am 1. Januar 2008 in Kraft getreten ist, sind Betriebe, deren jährlicher Nettoumsatz 150.000 € übersteigt, dazu verpflichtet, alle Bareingänge und –ausgänge zu dokumentieren.

 
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