Abwicklungsabteilung

Die Abwicklungsabteilung, auch „Backoffice“ genannt, ist eine Arbeitsgruppe in einem Unternehmen oder Institut, die für die Ausführung und Kontrolle der Verträge bzw. finanziellen Transaktionen des Handels, also der abschließenden Abteilung (Frontoffice), zuständig ist.

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Im Bereich der Kreditinstitute ist die Trennung ihrer Abteilungen, speziell der Abwicklung vom Handel, durch die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) vorgeschrieben und wird von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) mit Hilfe von Innenrevisoren und Wirtschaftsprüfern kontrolliert. Allerdings muss ein Kreditinstitut auch darauf achten, dass innerhalb der Abteilung die verschiedenen gegensätzlichen Aufgaben auch von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden.

Das Vier-Augen-Prinzip ist dabei eines der wichtigsten Kriterien. Die Arbeit einer Person muss durch eine andere kontrolliert und bestätigt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Folglich ist es von großer Bedeutung, eine Abteilung mit mindestens drei Mitarbeitern auszustatten (eine Person mehr für den Fall der Krankheit oder Urlaub), um einen laufenden Prozess zu gewährleisten. Dabei kann es auch vorkommen, dass die Abwicklungsabteilung nochmals in kleinere Abteilungen zerlegt ist. Grund dafür kann sein, dass das Produktangebot des Institutes eine Aufteilung in die verschiedenen Sparten verlangt (z.B. börslich und außerbörslich gehandelte Wertpapiere).

In Unternehmen ist die Abteilungstrennung keine Pflicht, sie dient lediglich der besseren Strukturierung des Unternehmens. Viele Firmen haben diese Strukturierung auch noch nicht aufgefasst. Eine Ursache könnte der Mitarbeiteraufwand sein, d.h. die Mindestbesetzung und die damit verbundenen Personalausgaben. Meistens werden diese Aufgaben in andere Abteilung aufgeteilt, um so Kosten zu sparen. Um die Geschäfte genau kontrollieren zu können, hat das Backoffice die Pflicht, einen zeitnahen Abgleich mit dem Vertragspartner des abgeschlossenen Geschäftes zu vollziehen. In der Regel wird das durch das Verschicken bzw. Rücksenden von Abwicklungsbestätigungen umgesetzt. Ist die Abstimmung geschehen, so hat die Abwicklungsabteilung auch für alle anstehenden Zahlungen und Lieferungen Sorge zu tragen.

 
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