Berufliche Fort- und Weiterbildung – wer zahlt für was?

Mitarbeiterfortbildung kostet Geld und sorgt gleichzeitig für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens. Bei Investments in HR ist es durchaus nützlich und sogar angeraten, die entsprechenden Personalentwicklungskosten vorab auf ihre Rentabilität durchzurechnen und dafür den ROI (return of invest) als Kennzahl zu wählen. Besonders interessant für Arbeitgeber sind die Fördermittel aus dem 2019 verabschiedeten Qualifizierungschancengesetz.

Wer zahlt üblicherweise Fort- und Weiterbildungskosten?

Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern eine Fortbildung zur Verpflichtung machen, müssen diese bezahlen. Dazu zählen neben den Kursgebühren alle Begleitkosten wie Fahrtkosten, Verpflegung und Unterkunft. Arbeitgeber stehen außerdem in der Zahlungspflicht bei Weiterbildungskosten für Mitglieder des Betriebsrats samt Spesen.

Wünschen sich Mitarbeiter aus eigenen Stücken eine Weiterbildung, müssen Arbeitgeber dafür nicht aufkommen. Sofern dafür Freizeit oder der in fast allen Bundesländern gesetzlich verankerte Anspruch auf Bildungsurlaub eingesetzt wird, können Arbeitgeber keine Weiterbildung untersagen.

Freiwillig kann ein Unternehmen Fortbildungen finanzieren. Das gilt insbesondere, wenn sie dem Unternehmen nützen. Um zu verhindern, dass Angestellte nach erfolgter Weiterbildung den Arbeitgeber wechseln, sind sogenannte Bindungsvereinbarungen mit Rückzahlungspflichten üblich. In diesen Verträgen wird verbindlich festgelegt, wie hoch die Gehaltssteigerung für den Arbeitnehmer nach erfolgreichem Bildungsabschluss ausfällt. Dieser verpflichtet sich umgekehrt, für einen bestimmten Zeitraum von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch zu machen. Andernfalls muss er die Weiterbildungskosten ganz oder teilweise dem Arbeitgeber erstatten. Abgesetzt werden die Finanzaufwendungen bei den Betriebsausgaben.

Welche Finanzförderungen bringt das neue Qualifizierungschancengesetz bei Fortbildungen?

Das Qualifizierungschancengesetz ist Bestandteil der Nationalen Weiterbildungsstrategie und zielt auf Erhöhung von Fachkräften in Deutschland. Weiterbildungen werden von der Agentur für Arbeit gefördert, wenn sie die Fachkräftebasis in Engpassberufen stärken.

Im Fokus steht dabei vor allem der Strukturwandel in der Industrie 4.0. und die zunehmende Digitalisierung. Zielsetzung der Bundesregierung ist es, die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft im internationalen Vergleich zu stärken. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter gezielt zu Fachkräften weiterbilden und deren Kompetenzen in den neuen Technologien stärken möchte, stehen nun neue finanzielle Instrumentarien zur Verfügung.

Vor der Verabschiedung des Gesetzes Anfang 2019 förderte die Agentur für Arbeit vor allem:

• Bildungsmaßnahmen für die Eingliederung von Arbeitslosen
• Weiterbildungskosten für Personen, die in KMUs angestellt und von Arbeitslosigkeit bedroht sind
• Kostenübernahmen an Bildungsträger für Personen ohne Berufsabschluss
• Arbeitsentgeltzuschüsse an den Arbeitgeber bei berufsabschlussorientierter Weiterbildung

Das Qualifizierungschancengesetz ermöglicht nun:

• Weiterbildungen unabhängig vom Berufsabschluss
• Weiterbildungen unabhängig vom Alter
• Weiterbildungen unabhängig von der Betriebsgröße
• Arbeitsentgeltzuschüsse an den Arbeitgeber bei beruflichen Qualifizierungen unterschiedlichster Art, die länger als 160 Stunden dauern
• Arbeitsentgeltzuschüsse an den Arbeitgeber bei beruflichen Qualifizierungen, die keineswegs rein arbeitsplatzbezogen sein müssen

Üblicherweise müssen die Arbeitsentgeltzuschüsse der Agentur für Arbeit vom Arbeitgeber kofinanziert werden. Sie können aber sogar in bestimmten Fällen (Ältere, Schwerbehinderte, KMUs) vollständig übernommen werden. Mit all diesen Veränderungen entstehen neue und flexible Möglichkeiten, mit finanziellen Förderungen gezielt Mitarbeiter weiterzubilden, die als Fachkräfte der Zukunft besonders gut geeignet erscheinen.

Welcher allgemeine Rentabilitätsfaktor geht von betrieblichen Fortbildungen aus?

Die unternehmerische Innovations- und Konkurrenzfähigkeit hängt im Wesentlichen von der Fachkräftebasis der eigenen Mitarbeiter ab. Können diese im rasanten digitalen Strukturwandel mit ihren Kenntnissen nicht mithalten und keine neuen Entwicklungen voranbringen, verliert das Unternehmen als Ganzes seine bestehende Position auf dem Markt. Personalentwicklung ist damit stets eine Investition in die unternehmerische Rendite von morgen.

Neben dieser direkten Wirkung gibt es auch indirekte finanzielle Vorteile. Laut Bildungsbericht von Bund und Kultusministerkonferenz 2020 fördern 54 % aller Betriebe aktiv die betriebliche Fort- und Weiterbildung ihres Personals. Bei den Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind es sogar 97 %. Beschäftigte bei der Fort- und Weiterbildung zu unterstützen, gehört längst zum modernen Employer Branding.

Wie eine aktuelle Forsa-Studie zeigt, wünschen sich 87 % der Arbeitnehmer unter 35 Jahren berufliche Weiterbildungen im derzeitigen Beruf. Bei den 36- bis 45-Jährigen sind es immerhin noch 80 %. Fortbildungsmaßnahmen erhöhen auf Seiten der Angestellten die Motivation und ihre Bindung zum Unternehmen. Zu den Effekten gehören in Folge die sinkende Mitarbeiterfluktuation und eine erhöhte Planungssicherheit. All das wirkt sich langfristig ebenfalls finanziell positiv aus.

Die Rendite aus Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mit dem ROI errechnen

In gleicher Weise wie für Kapitalanlagen ein Return of Invest errechnet wird, kann auch mit einem Weiterbildungs-ROI gearbeitet werden. Damit lassen sich die HR-Kennzahlen planen und weiterentwickeln. Die Rendite als Differenzbetrag zwischen Aufwand und Ertrag kann an einer ganzen Reihe der HR-Kennzahlen durchgespielt werden. Dazu zählt natürlich die Berechnung von Aufwand und Ertrag der Weiterbildungskosten als solche.

Aber auch weitere Faktoren wie Kostensenkungen, geringere Krankheitsrate, niedrigere Mitarbeiterfluktuation, weniger Beschwerden und Fehlzeiten können finanziell durchgerechnet werden, wenn die Bildungsmaßnahme die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.

Die allgemeine Formel des ROI am Beispiel Fortbildungskosten lautet:
R = Ertrag – Aufwand / Aufwand = Ertrag / Aufwand – 1

Damit lässt sich wie folgt eine Weiterbildungsrendite errechnen.:

Nehmen wir an, eine Weiterbildung zur Bedienung einer bestimmten Technik kostet 10.000 € inklusive Unterkunft, Verpflegung und Fahrtkosten. Anschließend kann diese Technik effizienter eingesetzt werden, die Produktivität steigt und der wirtschaftliche Output erhöht sich um 30.000 €.
Dann liegt die Rendite beim Wert 2. Die Rechnung lautet: 30.000 / 10.000 – 1 = 2.

Steigerung der Weiterbildungsrendite mit Qualifizierungschancengesetz

Bis zur Gesetzesänderung war es nicht möglich, Mitarbeiter ausschließlich nach ihrer Qualifikation auszuwählen, um sie gezielt in ihrer Fachkompetenz weiterzubilden und dafür finanzielle Förderungen zu erhalten. Dank der Qualifizierungsoffensive können wegen der Kofinanzierung durch die Agentur für Arbeit die Investitionskosten in die Weiterbildung deutlich gesenkt werden. Die Rendite bei der Weiterbildungs-ROI fällt entsprechend höher aus. Die wirtschaftliche Entwicklung des eigenen Unternehmens und der finanzielle Output lassen sich mit diesen Förderprogrammen erheblich steigern.

Es erfolgt allerdings nicht nur eine höhere Rendite, sondern gleichzeitig baut das Unternehmen insgesamt seine Zukunftsfähigkeit aus. Die gezielte Personalentwicklung mit Fokus auf Fachkräftesteigerung erhöht letztendlich auch das Employer-Branding, die Mitarbeiterbindung sowie die langfristige Innovationskraft des Unternehmens. Das Qualifizierungschancengesetz ist daher wie die Klappe, mit der sich zwei Fliegen gleichzeitig schlagen lassen. Daher lohnt es sich, Informationen über die Fördermöglichkeiten einzuholen und die finanziellen Chancen zu nutzen, solange der Gesetzesgeber sie bietet.